La fondation doit demander à l’établissement auquel elle est rattachée de transmettre un formulaire d’avis de sinistre en se connectant à son Espace client sécurisé du site Web de la DARSSS.
S’il s’agit d’un sinistre majeur et urgent, appelez immédiatement la DARSSS et mentionnez le nom de votre fondation et l’établissement auquel vous êtes rattaché :
Hors des heures d’ouverture de la DARSSS, un agent du cabinet d’Indemnipro (Claims Pro) prendra vos coordonnées et un expert en sinistre communiquera avec vous rapidement. Veuillez leur mentionner que vous êtes une fondation assurée par la DARSSS.
À la suite de la réception d’un Avis de sinistre, la DARSSS effectue les étapes suivantes :
- Transmet un accusé de réception indiquant le numéro de dossier émis par notre système de réclamation ainsi qu’un document joint contenant toute l’information soumise dans l’Avis de sinistre ;
- Communique rapidement avec la personne-ressource pour discuter des prochaines étapes du dossier (dommages directs) ;
- Transmet un courriel indiquant le nom de l’analyste responsable du dossier et le montant de la franchise, le jour ouvrable suivant (dommages directs) ou dans un délai de cinq (5) jours ouvrables (responsabilité) ;
- Selon la gravité du sinistre, mandate un expert pour procéder sans délai à l’enquête ;
- Mandate un avocat dans le cas d’une protection judiciaire réclamant des dommages à l’établissement (responsabilité).
IMPORTANT
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L’assuré doit collaborer tout au long du dossier en donnant suite le plus rapidement possible aux demandes de la DARSSS, que celles-ci proviennent de l’analyste, de l’expert en sinistre ou de l’avocat dont les services sont retenus par la DARSSS. À défaut par l’assuré de respecter ce qui précède, la réclamation pourrait ne pas être remboursée ou indemnisée. De plus, ce défaut pourrait entraîner la perte du droit à une défense ainsi qu’au paiement de l’indemnité à la victime. Les frais de défense et l’indemnité deviendraient alors la responsabilité de l’assuré, sans possibilité de remboursement. |
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À l’exception des mesures d’urgence, l’assuré ne doit entreprendre aucune réparation, remplacement, disposition ou destruction des biens endommagés sans le consentement préalable de la DARSSS ou de l’expert en sinistre mandaté par la DARSSS. À défaut par l’assuré de respecter ce qui précède, la réclamation pourrait ne pas être remboursée ou indemnisée. |
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Les frais encourus par l’assuré, avant la transmission de l’Avis de sinistre à la DARSSS, sont à la charge de l’assuré et ne sont pas remboursables par la DARSSS. L’assuré ne doit en aucun cas admettre sa faute ou sa responsabilité. Un tel défaut met en péril la couverture d’assurance dont il aurait pu bénéficier. Les ententes et les transactions conclues par l’assuré, avant la transmission de l’Avis de sinistre à la DARSSS ou conclues sans l’approbation de la DARSSS, ne lui sont pas opposables et ne seront remboursées ni par la DARSSS ni par l’assureur. |
Dommages aux biens et bris des machines
À la suite d’un sinistre atteignant ses biens, l’assuré doit :
- Exécuter les mesures d’urgence (pour un sinistre par l’eau, vous référer à l’Annexe 1 : « Dommages par l’eau ». Consulter la section Formation sur la prévention des dommages par l'eau disponible dans l’onglet prévention et gestion des risques assurables de votre Espace client, afin d’utiliser nos outils de prévention, de préparation, d’intervention et de rétablissement ou communiquez avec notre conseiller en prévention) ;
- Dénoncer toute fraude aux services des forces policières et transmettre à la DARSSS le numéro d’événement ;
- Transmettre sans délai à la DARSSS un Avis de sinistre pour tout sinistre susceptible de dépasser le montant de la franchise ;
- Protéger les biens contre toute aggravation de risque ;
- Prendre des photographies de la cause du sinistre (ex : valve brisée) et des dommages (bâtiment, contenu, inventaire, etc.) avant de réparer le bris ou de déplacer les biens endommagés ;
- Conserver tout matériel, pièce ou équipement à l’origine du sinistre ;
- Inventorier et prendre des photos des biens jugés irrécupérables qui seront conservés dans un endroit sec et sécuritaire, jusqu’à ce que l’expert en sinistre ou l’analyste donne l’autorisation d’en disposer ;
- Transmettre un avis de responsabilité à la ville, dans les 15 jours suivant la connaissance du sinistre, si celle-ci peut être en cause ;
- Obtenir et transmettre sans délai à la DARSSS une soumission des réparations au bâtiment et une évaluation des dommages au contenu ;
- Faciliter le sauvetage ou la récupération des biens assurés ;
- Soumettre toutes les pièces justificatives dans un délai de 24 mois suivant la réclamation.
Détournement, disparition et destruction :
- Dénoncer toute fraude aux services des forces policières et transmettre à la DARSSS le numéro d’événement ;
- Transmettre sans délai à la DARSSS un Avis de sinistre pour tout sinistre susceptible de dépasser le montant de la franchise ;
- Soumettre toutes les pièces justificatives dans un délai de 24 mois suivant la réclamation.
Responsabilité civile, professionnelle et administrateurs & dirigeants :
Délai de transmission des Avis de sinistre à la DARSSS :
- Sans délai :
- Action collective ;
- Préjudice relié à la naissance ;
- Paraplégie, hémiplégie, tétraplégie ;
- Préjudice au cerveau ;
- Toute mise en demeure d’un avocat et toute demande en justice.
- De façon diligente, au fur et à mesure de leur survenance :
- Toute réclamation pour un préjudice corporel ;
- Toute réclamation pour un préjudice matériel susceptible de dépasser la franchise ;
- Tous les faits et circonstances qui peuvent raisonnablement donner lieu à une réclamation et ce, après avoir procédé à la ou les rencontre(s) de divulgation, le cas échéant.
IMPORTANT
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À défaut de respecter ces délais, l’assuré s’expose à un refus de couverture |
Renseignements à transmettre :
- La date de l’événement ;
- Le nom de l’usager ou de la victime ;
- La date de naissance de l’usager ou de la victime ;
- Le numéro de dossier de l’usager pour référence future ;
- La nature de l’événement ;
- Les conséquences qui en découlent ;
- La confirmation qu’une rencontre de divulgation avec l’usager ou ses proches a eu lieu ;
- Les réactions de l’usager ou de ses proches lors et à la suite de la divulgation.
Accidents avec blessures peu significatives :
Il n’est pas requis de transmettre un Avis de sinistre par écrit à la DARSSS de tous les événements pour lesquels un rapport d’accident a été rempli. À titre d’exemple, une chute avec ecchymoses ou éraflures ne doit pas être signalée, car il est « raisonnable » de penser qu’aucune réclamation ou poursuite ne découlera d’un tel événement.