La protection des renseignements personnels constitue une priorité pour la DARSSS. Cette politique présente les principes, les pratiques et les mesures mises en place afin d'assurer la confidentialité, la sécurité et la gestion responsable des renseignements personnels qui nous sont confiés.
OBJECTIF DE LA POLITIQUE
La présente politique de confidentialité (Politique) explique comment la Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux - SigmaSanté (DARSSS) recueille, protège, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels obtenus par des moyens technologiques conformément aux lois et règlements en vigueur, et ce, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi). En effet, la DARSSS étant une entreprise, est régie par cette Loi.
PRINCIPES
La présente Politique s'appuie sur quatre (4) grands principes :
- Le respect des obligations en matière de sécurité et de protection de la confidentialité des renseignements personnels ;
- L'obtention d'un consentement valide à la collecte, à l'utilisation et au partage des renseignements personnels ;
- L'engagement à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires ;
- La transparence quant à ses pratiques et obligations à cet égard.
COLLECTE ET UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de nos services, nous devons recueillir, protéger, utiliser, communiquer, conserver et détruire les renseignements personnels. Ceux-ci peuvent notamment être recueillis auprès de vous ou d'un intermédiaire. Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour protéger ces renseignements, conformément aux lois. Des mesures sont en place pour que seuls les employés ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de leurs fonctions y aient accès.
Modes de collecte de renseignements personnels
Nous pouvons recueillir des renseignements par différents moyens : directement auprès de vous, par un intermédiaire ou par des moyens technologiques, lorsque vous visitez notre site Web.
Directement auprès de vous
La plupart des renseignements personnels que nous collectons sont ceux que vous nous fournissez directement. C'est le cas quand vous communiquez avec nous par téléphone, par rencontre virtuelle (Teams), par courriel ou par la poste ou quand vous utilisez notre site Web, afin de :
- Remplir un formulaire ;
- Faire une demande concernant un dossier ;
- Transmettre des commentaires ou déposer une plainte.
Fournisseurs de services tiers
Dans la mesure où la DARSSS retient les services de fournisseurs externes qui colligent ou traitent des renseignements personnels en notre nom, nous avons recours à des moyens contractuels et à d'autres mesures pour garantir un niveau de protection comparable à nos services.
Renseignements recueillis
Les renseignements recueillis diffèrent selon les dossiers traités. De plus, nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires pour accomplir notre mission. En fonction de votre demande, nous pouvons recueillir un ou plusieurs types de renseignements personnels, soit d'identification, des renseignements techniques ou numériques, des renseignements financiers ou des renseignements de santé ou de services sociaux.
Fins auxquelles les renseignements personnels et de santé sont recueillis
Nous recueillons des renseignements personnels aux fins suivantes :
- Vous identifier, dans le respect de la confidentialité de vos renseignements ;
- Ouvrir ou accéder à votre dossier et traiter votre demande ;
- Nous conformer aux exigences légales.
SITE WEB DE LA DARSSS
Utilisation de témoins de navigation
Ayant désactivé les témoins de navigation (« cookies »), notre site Web ne collecte pas de données par la navigation.
Lien vers d'autres sites
Notre site Web contient aussi des hyperliens vers d'autres sites. Si vous suivez ces liens, vous quittez le site Web de la DARSSS. Les renseignements échangés ne sont alors plus assujettis à la présente Politique, mais plutôt à celle du site visité.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tous les renseignements personnels dans nos systèmes informatiques sont sécurisés. Nous avons ainsi mis en place des mesures organisationnelles, contractuelles, technologiques et de sécurité physique pour protéger adéquatement nos actifs informationnels et vos renseignements personnels contre tout vol, perte, accès non autorisé, transfert non autorisé, altération et utilisation non autorisée.
Personnes qui ont accès aux renseignements personnels
- Service à la clientèle ;
- Gestion des réclamations ;
- Assurances, gestion des risques assurables et prévention ;
- Ressources informationnelles ;
- Administration et finances ;
- Ressources humaines.
Vos droits à l'égard de vos renseignements personnels
Vous disposez des droits qui suivent à l'égard des renseignements personnels que nous avons recueillis.
Accéder à vos renseignements personnels et en demander la rectification
Nous nous engageons à maintenir l'exactitude de vos renseignements personnels et nous veillons à ce qu'ils soient complets et à jour.
Retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels.
Déposer une plainte
Toute question ou plainte relative au traitement de vos renseignements personnels doit être acheminée à l'adresse : PlaintePRP.DARSSS@ssss.gouv.qc.ca
Conservation et destruction de vos renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont pas conservés au-delà de ce qui est permis par la Loi.
COORDONNÉES
Direction des assurances du réseau de la santé et des services sociaux - SigmaSanté (DARSSS)
À l'attention de Me André Lamarche
Responsable de la protection des renseignements personnels
505, boul. De Maisonneuve Ouest, bureau 900
Montréal (Québec) H3A 3C2
Courriel : PlaintePRP.DARSSS@ssss.gouv.qc.ca
ENTRÉE EN VIGUEUR, SUIVI ET ÉVOLUTION
La présente Politique entre en vigueur lors de son approbation par le conseil d'administration. La DARSSS s'engage à réviser sa Politique minimalement tous les trois (3) ans.
La présente Politique peut également être modifiée afin de maintenir notre conformité avec les lois sur la protection des renseignements personnels et de tenir compte de tout changement au processus de collecte des renseignements personnels.
Toute modification de la Politique fera l'objet d'une nouvelle résolution du conseil d'administration de la DARSSS qui spécifiera alors la date d'entrée en vigueur de cette modification.